Estimados lectores, hoy quiero hacer un cruce interesante sobre temas que hemos abordado en este espacio. Este es el día en que el control interno se encuentra con la importancia de utilizar pagos digitales en lugar de aceptar pagos en efectivo. ¿Por qué el efectivo es el enemigo número uno del control interno? Porque tiene un riesgo inherente y, en términos generales, es más susceptible de robo y fraude debido a su manipulación y falta de transparencia.
En la mayoría de los establecimientos comerciales, el efectivo sigue siendo el método de pago preferido. Es fácil para la empresa y el cliente por su rapidez, confidencialidad y sencillez. Sin embargo, los sistemas de control interno de las empresas son vulnerables a varios peligros asociados con las transacciones en efectivo. Existe un mayor potencial de errores, apropiación indebida y fraude en las transacciones en efectivo, ya que no siempre están documentadas. Además, almacenar y mover efectivo puede ser costoso, ocupar mucho espacio y provocar errores humanos. Debido a su portabilidad y tangibilidad, el dinero en efectivo es un objetivo principal para el robo y la malversación. Debido a su forma tangible, el efectivo es víctima frecuente de esquemas de robo tanto dentro como fuera de una empresa. Sumando lo anterior, lamentablemente he tenido que vivir experiencias en organizaciones con las que he colaborado y donde ha habido fraudes, al hablar con las personas involucradas y preguntarles por qué habían cometido el fraude o cuál fue la motivación para cometer el delito. , esperaba una respuesta inmediata como “por necesidad económica. Sin embargo, el más popular siempre ha sido “porque yo pude hacerlo”, es decir, la ventana estaba abierta y la oportunidad existía. Precisamente el uso del efectivo es tener esa ventana siempre abierta.
Cuando se trata de dinero en efectivo, puede ser difícil hacer un seguimiento de dónde termina, ya que no hay un registro en papel que seguir. Esta es la razón por la que son posibles estafas como la manipulación de cajas registradoras y los robos. Las transacciones en efectivo no dejan rastro digital, lo que dificulta la identificación correcta de la transferencia de dinero.
Ahora, después de tirar tanto “odio” al efectivo, toca dar alternativas para que la ira no se quede almacenada en el hígado. Las organizaciones pueden optar por cambiar a pagos digitales o establecer mecanismos estrictos de control interno para contrarrestar los peligros que crea el efectivo. A través de los pagos digitales, los riesgos asociados con las transacciones en efectivo pueden reducirse en gran medida y los mecanismos de control interno pueden fortalecerse con la llegada de los sistemas de pago digitales debido a su mayor seguridad, trazabilidad y transparencia. Cuando el dinero se intercambia digitalmente, no hay necesidad de mover o almacenar físicamente grandes cantidades de dinero. Como consecuencia, mejora la seguridad de los activos financieros, tanto contra robos internos como externos.
En los pagos digitales, cada proceso es registrado y auditado en detalle. Los registros electrónicos de todas las transacciones, con marcas de tiempo, partes y montos, se producen y mantienen automáticamente. Otra clara ventaja es que con una transferencia electrónica, puede estar seguro de que se enviará la cantidad correcta. Esto elimina la posibilidad de errores humanos, como errores de conteo, errores aritméticos o errores de dedo, durante el proceso de conteo o registro. La eliminación de la necesidad de intervención humana en el registro reduce en gran medida la posibilidad de errores en los informes financieros.
El gran reto es hacerles ver, especialmente a las pequeñas y medianas empresas, que a pesar de que la implantación de estos sistemas tiene un coste-inversión, es mucho más viable que vivir estresados por fallos de control. interno. Sin embargo, muchos huyen de esto no tanto por el tema del control sino por las comisiones que hay que pagar por los pagos digitales pero sobre todo por cuestiones fiscales, donde prefieren pagar menos impuestos o no pagarlos en su lugar. de eliminar el gran riesgo de fraude, que es mucho más caro que el pago de impuestos. ¿Conoces alguna historia así? Yo los leo.
El autor Profesor del Departamento de Contabilidad y Finanzas de la Región MTY del ITESM.
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