Cuando las organizaciones desarrollan estrategias para la implementación de una matriz de riesgos con el fin de tener un cumplimiento legal en materia de comercio exterior, inmediatamente nos encontramos ante la diversidad de departamentos involucrados empezando directamente por Logística, Importación y Exportación, Cumplimiento Comercial, Impuestos, sin embargo, puede extenderse a Almacenes, Compras Directas e Indirectas, Instalaciones, Seguridad, Tecnologías de la Información, Recursos Humanosincluido Sales DE ACUERDO a las certificaciones y características que posee la misma empresa.
Como podemos ver, el Cumplimiento comercial está presente prácticamente en toda la organización, lo que hace que sea una ardua tarea poder implementar controles en todos los rincones de la misma, teniendo en cuenta que cada decisión tomada por separado por cada departamento tendrá un efecto inmediato e impactará en forma de cascada en toda la organización. toda la cadena.
Hay muchos factores que tienen variables internas constantes como: rotación de personal, limitaciones en recursos económicos o incluso tecnológicos, etc. Y externas, por ejemplo: situaciones geopolíticas, situaciones de carácter global en temas de salud, variaciones en los precios de los combustibles y por ende en servicios de transporte, etc., lo que crea aún más complejidad en poder generar controles que permitan tener Seguridad Jurídica en sus operaciones diarias.
En este punto de quiebre, la digitalización se convierte en una necesidad y no se trata solo de documentos, sino de procesos, comunicaciones, proveedores y servicios, así como la manipulación masiva de datos, lo que nos puede dar una forma no solo de implementar controles, sino también de monitorear y auto-auditar cada parte de la organización y así identificar discrepancias y desviaciones que generan riesgos para implementar métodos de mitigación.
Un ejemplo en el flujo real debe identificarse de manera general, en una revisión por parte de las autoridades de inspección y aduanas mexicanas, el balance de información en una operación de comercio exterior se extiende desde los contratos de compraventa internacional, donde se identifica para detallar los detalles incluyendo la internacional plazo de compra y venta INCOTERM, que desencadena las órdenes de compra, para la emisión de documentos comerciales por parte del proveedor. Aquí es donde intervienen los proveedores logísticos y aduaneros para realizar la exportación en origen, transporte internacional, procesos de importación y transporte nacional para la entrega a sus almacenes para poder ingresar la mercadería.
En producción se debe gestionar el correcto control de las listas de materiales, entradas, salidas, descargas, para poder producir sus artículos terminados, si estos son vendidos en el territorio nacional, se desencadenan acciones judiciales aduaneras y fiscales y de igual manera si lo son regresan al exterior en un panorama general, el control de todas las descargas de materias primas, así como la correcta declaración de impuestos.
Finalmente, la correlación contable de donde provienen las cuentas de gastos y los asientos contables, con los cuales se obtienen las contraprestaciones pactadas en nuestros comprobantes fiscales.
Cuando se tiene un conocimiento amplio, técnico, teórico y práctico de todo este proceso y de cada departamento involucrado, parece que con las personas adecuadas se puede desencadenar un control realizable, sin embargo, los grandes retos vienen cuando se manejan miles de operaciones mensuales, es es aquí donde se puede contar con herramientas de manipulación masiva de datos que se pueden interconectar a lo largo de la cadena aquí descrita, para ello la implementación de sistemas de control de inventarios ERP’s que se comunican entre sí así como la importantísima tarea de capacitación constante para cada área involucrada, se es la opción más adecuada para lograr un equilibrio al tener que entregar información a las autoridades de manera correcta, concisa y, por supuesto, en los tiempos que se otorgan para poder presentar estas pruebas.
Existen diferentes herramientas en el mercado que son bastante poderosas para lograr este objetivo, o incluso se puede promover desarrollando herramientas internas con sus departamentos de Tecnología en cooperación con sus diferentes proveedores de servicios de agentes de aduanas, promotor etc Las necesidades de cada empresa es lo que guiará cual es la mejor herramienta que se adapta a sus necesidades, el propósito de este artículo es darles perspectiva sobre el beneficio de poder implementar la digitalización como parte intrínseca de sus empresas.
Una vez que la empresa es capaz de visualizar en un solo panel la variación de una lista de materiales y su impacto en la descarga de un producto terminado, así como la conciliación de inventarios físicos contra los registrados en su sistema de control de inventarios, saldos fiscales e incluso la documentación completa correspondiente a sus operaciones, el planteamiento de el Departamento de Cumplimiento comercial pasará a ser auditor y no operativo, y es en este punto, ahora nuevamente, donde la potencial identificación de beneficios como la aplicación de tratados, la temporalidad, aún más proveedores benéficos, dependiendo de sus orígenes, así como la proyección de sus operaciones. , comenzará a despuntar, brindando información no solo en cumplimiento legal, sino con anticipación a sus directivos con el fin de contar con una Estrategia Digital en la gestión de su Cumplimiento Legal al Comercio Exterior.
El autor es Subdirector del Comité de Comercio Exterior de Index Nuevo León.
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