La implementación de un Sistema de recursos empresariales es, por definición, un proceso complejo y crítico en cualquier organización. Es una solución a largo plazo que puede durar de 10 a 15 años y, en muchos casos, el fracaso puede tener consecuencias desastrosas para las finanzas y el funcionamiento de una empresa. Además, es un proyecto que generalmente se lleva a cabo una sola vez en la vida profesional de un administrador de TI. O a veces 2. Aquí hay algunas cosas que se deben y no se deben hacer desde mi perspectiva durante una implementación de este tipo:
Lo que se debe hacer:
– Analizar en detalle las necesidades de la empresa y seleccionar el ERP que más les convenga.
– Definir claramente los objetivos y resultados esperados de la implementación del ERP.
– Asignar un equipo de proyecto dedicado y con experiencia para liderar la implementación de ERP. no aceptes medio tiempo
– Hacer una planificación detallada, incluido un calendario de ejecución y un presupuesto.
– Realice pruebas exhaustivas del sistema para garantizar que funcione como se espera antes de lanzarlo a la producción.
– Brindar soporte continuo después de la implementación de ERP para garantizar la satisfacción del usuario y la resolución de problemas.
Lo que no se debe hacer:
– No subestime la complejidad y el tiempo requerido para implementar un ERP.
– No ignorar las necesidades específicas de la empresa a la hora de seleccionar un ERP.
– No confíe en un solo miembro del equipo de implementación para liderar todo el proceso. Las personas son temporales en cualquier organización, nos enfermamos, tenemos accidentes y pueden pasar más inconvenientes.
– No asuma que la implementación del ERP resolverá todos los problemas de la empresa de la noche a la mañana.
– No se salte las pruebas exhaustivas del sistema antes de ponerlo en producción.
– No dejar de brindar soporte continuo luego de la implementación del ERP.
Por último, algunas reflexiones finales:
· Trate de encontrar un equilibrio entre las necesidades de información de gestión, el cumplimiento legal y fiscal, y la simplicidad de operación para los usuarios finales. Se dice “no se puede servir a dos señores”, pero seguro que encontrarás un buen punto de equilibrio que satisfaga a ambas partes.
· Rodéate de expertos en los temas a implementar: cadena de suministro, gestión de relaciones con clientes, requerimientos de materiales, finanzas, planificación estratégica, sin dejar de lado a los expertos tecnológicos.
· Prepare a sus usuarios clave con anticipación con capacitación sobre el producto. Sí, es posible, con certificación. Ahorrarás dinero y esfuerzo. No es una buena idea que empiecen a aprender sobre el producto justo durante la implementación, y la certificación garantizará que hayan obtenido y retenido el conocimiento necesario.
· Comunicación. Mucha comunicación con los usuarios finales. No asuma que conoce todos los detalles del funcionamiento de la empresa. Se sorprenderá al descubrir muchos subprocesos pequeños que son muy necesarios y desconocidos para la administración u obsoletos e innecesarios.
· Durante la implementación, ya sea que sea parte de una transformación digital o no, haga un esfuerzo para implementar las mejores prácticas de la industria. Esto dará como resultado una mayor eficiencia, beneficios comerciales y simplicidad para los usuarios, así como mejores controles operativos y financieros.
· Manténgase en constante comunicación con su proveedor de tecnología. No asumas ni des nada por sentado. Lea la letra pequeña de los contratos. Esto le permitirá comprender el alcance y los beneficios de la solución que está contratando y, al mismo tiempo, evitará que se vea encadenado a un contrato demasiado extenso o costoso o que pague tarifas inesperadas.
Una buena implementación redundará en beneficios operativos y financieros para la empresa por muchos años. Una falla costará mucho dinero y empleos. ¡No confíes en ti mismo!
El autor es miembro del comité de TI de Index Nuevo León.
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